Prin scanarea, indexarea si arhivarea electronica se pot obtine urmatoarele beneficii:

– Scanarea, indexarea si structurarea tuturor documentelor din arhiva fizica intr-o arhiva electronica care nu se deterioreaza in timp datorita consultarii sau a altor conditii obiective de mediu de pastrare;

– Indexarea si structurarea tuturor documentelor din arhiva electronica conduce la regasirea oricarui document intr-un timp extrem de scurt, chiar daca informatia de regasire este incompleta sau vaga;

Convertim documente in format digital, asigurand acces rapid si sigur la copia electronica a acestora.   

 Va sustinem in procesul de management al documentelor prin implementarea unui sistem informatic ce transpune in format digital intregul fond arhivistic al companiei dumneavoastra. Astfel, veti avea intotdeauna la indemana o copie electronica a acestuia.

Arhivarea electronica a tuturor documentelor intr-o arhiva electronica se poate face in asa fel incat:

-Regasirea oricarui document sa se faca extrem de rapid si de usor;

-Accesul la arhiva electronica se poate face din orice locatie careia i se acorda acest drept, instantaneu, fara restrictii de spatiu, timp, ora, zi de lucru sau zi libera;

-Fiecare tip de document sa poata avea propriile informatii atasate, pe baza carora sa se poata face si regasirea lor;

-Informatiile din documentele scanate sa poata fi regasite si prin cautarea in interiorul paginilor documentului;

-Manipularea documentelor sa se faca in mod controlat, pe baza unor drepturi de acces;

-Orice activitate din sistemul de arhiva electronica va fi memorata si va fi disponibila pentru control;

-Pot exista fluxuri de lucru pentru documente. Fiecare persoana va primi documente pe flux si va lucra pe documente care apoi vor fi transportate de sistem mai departe pe flux (inclusiv operatii de analiza, aprobare, verificare);

-Documentele vor putea fi rapid identificate pe diferitele fluxuri de lucru si vor putea fi urmarite eficient;

-Personalul va primi alerte in legatura cu documentele pe care le gestioneaza relative la termene, data de expirare, etc.;

-Monitorizarea permanenta a fluxurilor de lucru sa fie asigurata;

Se pot asigura facilitate de securitate inalta, de semnatura electronica, de time-stamp, etc.