În sens tradițional, „arhivare” înseamnă păstrarea înregistrărilor istorice. Înregistrările păstrate sunt unice, spre deosebire de cărțile dintr-o bibliotecă care, de obicei, au multe exemplare în circulație. Arhivele au servit ca surse originale pentru cercetarea unor subiecte particulare.

Arhivarea presupune evaluarea motivului și a timpului de păstrare a fiecărui document. De asemenea, trebuie determinată și metoda de eliminare a datelor expirate.

Înformația, indiferent de modul în care este produsă sau colectată inițial, devine un atu din ce în ce mai valoros pentru multe instituții astăzi, în timp ce cerințele de arhivare a informațiilor devin tot mai complexe.

Găsirea unei abordări eficiente de arhivare a informațiilor pe toate aspectele materiale ale ciclului său de viață – de la crearea la distrugerea sa definită – este o provocare.

Provocări precum păstrarea ritmului cu tehnologia, gestionarea, stabilirea și costurile de întreținere, precum și securitatea și securitatea datelor trebuie să facă față cu succes.